ทีมงาน Bit Foundry เราได้มีประสบการณ์ในการออกแบบระบบ Inventory Management System ให้กับธุรกิจค้าส่งมาพอสมควรเลยคิดว่าน่าจะ share เรื่องของ Inventory Management System และประโยชน์ของมัน ให้กับคนทำธุรกิจกัน
อย่างแรกเลย Inventory Management System คืออะไร
อย่างกว้างๆเลย Inventory Management System คือระบบที่ทำให้เรารู้ว่าเรามีของอยู่เท่าไหร่บ้าง โดยระบบ Inventory Management System ที่ดีจะช่วยให้เราทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เก็บ stock มากเกินไป แต่ก็ไม่เก็บน้อยจนของขาด สูญเสียโอกาสทางธุรกิจ โดยมีรายละเอียดที่สำคัญ เช่น
- Product – สินค้า อย่างเช่น สีผสมอาหารสีแดง เบอร์ 100 ของผู้ผลิต ABC
- Product Lot – ล็อตของสินค้า เช่น สินค้าพวกเคมีภัณฑ์ หรือ อาหาร หรือ สินค้าที่การผลิตจากผู้ผลิตในแต่ละครั้งอาจจะมีคุณสมบัติแตกต่างกันบ้างและต้องมีข้อมุล/เอกสารประกอบที่แตกต่างกัน อย่างเช่น วันผลิตและหมดอายุของสินค้า หรือคุณสมบัติต่างกันเล็กน้อยในกรณีที่เป็นเคมีภัณฑ์ ธุรกิจบางประเภทอาจไม่ต้อง track สินค้าถึงระดับ lot แต่ส่วนใหญ่จะต้อง track อย่างน้อยก็เพื่อจะได้ แยกสินค้าที่จะหมดอายุก่อนออกได้
- Warehouse – สถานที่เก็บสินค้า โดยเฉพาะหากธุรกิจของคุณมีคลังสินค้ามากกว่า 1 แห่ง
- SKU – Stock Keeping Unit หน่วยย่อยที่สุดที่ควรจะ track ใน inventory เราสามารถถือได้ว่าสินค้าทุกชิ้นที่มี SKU เดียวกันคือของที่เหมือนกันทุกอย่าง เก็บอยู่ในที่เดียวกัน ไม่มีความแตกต่างกันเลย หากสินค้า Lot หนึ่งถูกเก็บอยู่ใน 2 Warehouse ก็ต้องแยกเป็น 2 SKU
ระบบ Inventory Management ต้อง track การเปลี่ยนแปลงในทุก SKU ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นการ เพิ่ม (รับสินค้าเพิ่มจากการสั่งซื้อ หรือ การที่ลูกค้าเราคืนสินค้า) การลด (นำส่งสินค้าให้ลูกค้า หรือ สินค้าเสียหายจากภัยธรรมชาติ) นอกจากนี้ ยังรวมไปถึงการย้ายที่จากคลังหนึ่งไปยังอีกคลัง หรือ การผสม/ผลิต ในกรณีที่คุณมีการผลิตสินค้า
เนื่องจาก Inventory ต้องมีการเชื่อมโยงกับส่วนต่างๆของธุรกิจ เราจึงมักเห็น Inventory management เป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP เพื่อทำให้เชื่อมโยงกันกับ operation ต่างๆ โดยไม่ตกหล่น และไม่ต้องบันทึกข้อมูลไม่ซ้ำซ้อน
ขั้นต่อมาช่วยเราวางแผน
เมื่อเรารู้แล้วว่าตอนนี้เรามีของอะไร เท่าไหร่ และอยู่ที่ไหนบ้างเราก็จะสามารถวางแผนได้ดีขึ้น เช่น ทำให้เรารู้ว่ามีสินค้าพอที่จะส่งให้ลูกค้าที่เรารับออเดอร์มาแล้วทั้งหมดหรือไม่ หรือ หากสินค้าที่เราสั่งผู้ผลิตไปจะหากผู้ผลิตมีปัญหาจัดส่งได้ช้า จะกระทบกระเทือนแก่ลุกค้ารายใดบ้าง
การวางแผนนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก ยิ่งเป็นธุรกิจที่ซื้อขายทีละมากๆ ขนส่งทางเรือที่มี lead time นานมาก ยิ่งจำเป็นต้องมีการวางแผนเป็นอย่างดี เพราะหากของขาดแล้วต้องสั่งทาง air freight ค่าขนส่งจะแพงมาก
ตัวอย่างการใช้ใบสั่งซื้อจากลูกค้าเพื่อดูปริมาณสินค้าในอนาคต
โดยพื้นฐานแล้ว ระบบควรที่จะช่วยคุณ Optimize ได้ในระดับเบื้องต้น เช่น
- Safety Stock – คือประมาณที่เราพยายามจะ maintain ให้มีอยู่ตลอดเวลา
- Re-Order point – เราควรสั่งสินค้าเพิ่มเมื่อสินค้าลดลงมาต่ำกว่าจุดนี้ (ซึ่งจุดนี้จะมากกว่า Safety Stock)
- Re-Order quantity – จำนวนที่จะสั่งซื้อในแต่ละครั้ง ซึ่งก็ขึ้นกับต้นทุนการเก็บรักษา และ ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อในแต่ละครั้ง (เช่นค่าระวางเรือ) และระยะเวลาระหว่างการสั่งซื้อและสินค้าจะมาถึงเรา
ซึ่งการจะคำนวณค่าเหล่านี้ได้ต้องมีการเก็บข้อมูลมามากพอ ทำให้การ integrate เข้ากับระบบงานอื่นๆเป็นเรื่องจำเป็น
นอกจากนี้ ในกรณีที่มีหลาย warehouse เราก็ต้องคำนวณว่าของแต่ละอย่างควรจะถูกเก็บไว้ที่ไหน อย่างละสักเท่าไหร่ โดยขึ้นกับปัจจัยอีกหลายอย่าง เช่น ที่อยู่ของลูกค้าที่ซื้อสินค้านั้นๆ
Advance ขึ้นไปอีก
ปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การขยายกิจการได้ คือเราต้องการดึงเอา experience ที่คนเรามี มาจำลองไว้ในระบบให้มากที่สุด เพื่อจะได้ทำงานได้ถูกต้องอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นเราจึงต้องพัฒนาให้ระบบครอบคลุมได้เท่ากับที่เคยตัดสินใจโดยคน เช่น บางธุรกิจมีความเป็น Seasonal สูง สูตรพื้นฐานจะไม่สามารถครอบคลุมถึงเรื่อง trend หรือ seasonality ได้ เช่น ถึงแม้ว่า 3 เดือนที่ผ่านมาจะขายสินค้าบางอย่างได้น้อย แต่จากประสบการณ์เรารู้อยู่แล้วว่าจะขายได้เยอะขึ้นมากเมื่อถึงหน้าร้อน เราก็ต้องเตรียมการสั่งเข้ามาไว้ (จะยิ่งสำคัญขึ้นไปอีกหากเป็นสินค้าที่ต้องสั่งผลิตนาน และ/หรือ ขนส่งทางเรือ ที่ถ้าไม่ได้สั่งไว้ล่วงหน้า 3 เดือนก็ไม่มีทางมาทัน)
ดังนั้นเราอาจต้องใช้ model ที่ advance ขึ้น เช่น ARIMA หรือ machine learning model อย่าง เช่น RNN (Recurrent Neural Network) เพื่อให้ตอบโจทย์
จริงๆแล้วยังมีรายละเอียดมากกว่านี้ แต่คิดว่า post นี้ยาวมากแล้วจึงขอจบเพียงเท่านี้ก่อน หวังว่า post นี้จะช่วยทำให้ผู้ที่ทำธุรกิจค้าส่งหรือซื้อมาขายไป เข้าใจว่า Inventory Management System สามารถช่วยให้ธุรกิจคุณเติบโตและลดรายจ่าย เพิ่มกำไรได้อย่างไร
หากคุณเป็นผู้ประกอบการธุรกิจค้าส่ง หรือ ซื้อมาขายไป และต้องการปรับปรุงระบบการทำงานของคุณเพื่อช่วยทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น เรายินดีให้คำปรึกษาครับ
ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ Bit Foundry Co., Ltd – Smart Solution for Insight-Driven Business
📱 : 062-390-9988
LINE ID : 062-390-9988 📧 : info@bitfoundry.co 💻 : Facebook : m.me/bitfoundryco
🌎 : www.bitfoundry.co
